RSS

مهارات الإجتماعات الناجحة

28 سبتمبر

أوقات كثيرة تلك التي نقضيها في اجتماعاتنا المختلفة، سواء في ميدان العمل أو العلاقات الإجتماعية, وتتعدد الأسباب التي تؤدي لطول وقت هذه الإجتماعات، بيد أن المسؤولية الأولى تقع على مدير الإجتماع أو بالتحديد الشخصية المحورية في الإجتماع، والتي يمكن أن تلعب دورا كبيرا في ضبط الإجتماع، وحسن إدارته، وتؤكد التجارب العملية للإجتماعات الناجحة، ذلك خاصة إذا ما كان هذا الشخص يتمتع بشخصية قوية، وقدرات تنظيمية عالية، وهذه جملة من المهارات العملية التي رصدتها بنفسي، والتي يمكن أن تساهم بقدر كبير في حسن إدارة اجتماعاتنا المختلفة، هذا بالإضافة إلى العنصر الأهم وهو:

شخصية مدير الإجتماع:

1- ضع في نفسك هدفا أو أهدافا للإجتماع، وضع لكل منها وزنا نسبيا من إجمالي الأهداف.

2- حدد الأفراد الذين ينبغي حضورهم للوصول إلى أهداف الإجتماع.

3- قلل عدد المجتمعين ما أمكن.

4- حدد مكان ووقت بداية الإجتماع والتاريخ بدقة.

5- حدد وقت النهاية أيضا.

6- لا تضع وقت الإجتماع قريبا جدا؛ وهو ما يسبب ارتباكا في المواعيد لدى المدعوين للإجتماع، ولا تضعه بعيدا جدا، مما قد يجعله في طي النسيان.

7- ضع الأفكار التي تريد وصولها إلى المدعوين للإجتماع مرتبة في ورقة (محضر الإجتماع).

8- كلف أحد الأفراد بإبلاغ الجميع للحضور، وإبلاغهم بأفكار الإجتماع إن أمكن.

9- تابع من كلفته للتأكد من وصول الرسالة لجيع المدعوين.

10- ابدأ مع بداية الوقت، فإن تأخير البدء يضعف من عزيمة المنضبطين.

11- قسم وقت الإجتماع إلى أقسام.. وضع القسم الأول لمناقشة بعض الأمور الإستشارية التي لا تحتاج حضور الجميع، ولكن بعض المتأخرين سيحس بالتقصير أو بفقد شيء ما بسبب تأخره عن البدء.

12- التذكير بالإخلاص لله عز وجل وللصالح العام والمؤسسة العامة والتحذير من المزالق الشيطانية في تقديم المصالح الخاصة، وذم الخلاف.

13- توزيع الأدوار في المناقشة والحزم في تنظيم ذلك من أدوار مدير الإجتماعات الناجح.

14- التعرف على طبائع الأفراد، والإستفادة من كل شخص بالطريقة التي تخدم المصلحة العامة.

15- توزيع الأعمال المطلوبة خلال الإجتماع، وتحديد الوقت النهائي لتسليم كل عمل.

16- حدد في بداية الإجتماع تقسيم الوقت والبدء والنهاية، وبعض الموضوعات التي ينبغي النقاش فيها.

17- ضع شخصا متخصصا للكتابة وتدوين وتلخيص الأفكار المطروحة ويمكن تسميته (سكرتير الإجتماع).

18- قبل الإنتهاء من الإجتماع على مدير الإجتماع تحديد موعد ومكان الإجتماع القادم، مع طرح الأفكار التي ينبغي مناقشتها، أو متابعتها في المرة القادمة.

19- شكر أصحاب الهمم العالية وتعزيز جهودهم.. والتفكير في الوسائل العلملية النافعة لرفع همم المقصرين، والبحث عن أسباب التقصير والتفكير والتعاون معهم على تجاوز العقبات الظاهرة.

20- في بداية الإجتماع التالي يتم التذكير بأهم الأمور المطلوب متابعتها منذ الإجتماع الماضي.

http://www.balagh.com

 
أضف تعليق

Posted by في 28 سبتمبر 2009 بوصة مهارات

 

اترك تعليقًا

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار ووردبريس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s

 
%d مدونون معجبون بهذه: